Tachographdaten auslesen: Fristen, Kontrolle und Aufbewahrung

Fristen für die Auslesung

Die Verordnung (EU) 581/2010 legt den längsten Abstand zwischen zwei Auslesungen fest:

• Fahrerkarte: spätestens nach 28 Tagen,
• Fahrzeuggerät: spätestens nach 90 Tagen.

Die Daten müssen so ausgelesen werden, dass nichts verloren geht. Karten der ersten Generation sind für mindestens 28 Tage Aktivität ausgelegt; ist der Speicher voll, werden die ältesten Tage überschrieben. Eine verspätete Auslesung ist deshalb nicht nur eine überschrittene Frist, sondern kann auch verlorene Daten bedeuten.

Die Erwägungsgründe der Verordnung erklären, dass für die Frist die Tage mit aufgezeichneter Aktivität zählen. In der Praxis rechnen Sie sicherer nach Kalender. Häufigeres Auslesen kostet nichts, eine Verspätung dagegen ein Bußgeld.

Was der Fahrer bei der Kontrolle vorlegen muss

Seit dem 31. Dezember 2024 muss der Fahrer bei der Straßenkontrolle die Aufzeichnungen für den laufenden Tag und die vorangegangenen 56 Tage vorlegen, zuvor waren es 28. Das regelt Artikel 36 der Verordnung (EU) 165/2014 in der Fassung der Verordnung (EU) 2020/1054.

Fahrerkarten der zweiten Generation speichern genug Daten für den ganzen Zeitraum. Bei älteren Karten können die ersten Tage fehlen; diese muss der Fahrer anders nachweisen, zum Beispiel mit Ausdrucken. Die Europäische Kommission erwähnt in ihren Fragen und Antworten von 2026 auch die Möglichkeit, dass das Unternehmen dem Kontrolleur bereits ausgelesene Daten übermittelt. Prüfen Sie, was die Kontrollbehörde im jeweiligen Land akzeptiert.

Wie lange Sie die Dateien aufbewahren müssen

Das Unternehmen muss die ausgelesenen Daten von Karten und Fahrzeugen mindestens 12 Monate nach der Aufzeichnung aufbewahren und auf Verlangen vorlegen (Verordnung (EG) Nr. 561/2006, Artikel 10). Nationale Vorschriften können mehr verlangen. Bewahren Sie die originalen DDD-Dateien mit digitaler Signatur auf, nicht nur Ausdrucke oder Berichte, denn nur das Original ist ein Nachweis.

Intelligenter Tachograph der zweiten Generation

Fahrzeuge im grenzüberschreitenden Verkehr mussten bis Ende 2024 analoge und ältere digitale Tachographen ersetzen, bis August 2025 auch intelligente Tachographen der ersten Generation. Der intelligente Tachograph der zweiten Generation zeichnet Grenzübertritte selbst auf, und der Fahrer gibt darin auch Be- und Entladungen ein.

Seit dem 1. Juli 2026 gilt das auch für leichte Nutzfahrzeuge über 2,5 Tonnen im grenzüberschreitenden Verkehr oder in der Kabotage. Für sie gelten außerdem die Lenk- und Ruhezeiten. Ausgenommen ist der Werkverkehr, wenn das Fahren nicht die Haupttätigkeit des Fahrers ist.

Wo es am häufigsten hakt

• Der Fahrer ist wochenlang unterwegs. Die Karte kommt zu spät in den Betrieb. Die Lösung ist die Fernauslesung, für die niemand zum Fahrzeug muss.
• Das Fahrzeug steht, ist in der Werkstatt oder verkauft. Die Auslesung wird vergessen, weil das Fahrzeug nicht mehr aktiv geführt wird. Lesen Sie die Daten vor dem Verkauf oder der Rückgabe aus dem Leasing aus.
• Die Auslesung schlägt fehl, und niemand merkt es. Die Frist läuft ab, obwohl Sie dachten, alles sei erledigt.
• Die Dateien sind verstreut auf Rechnern, USB-Sticks und in E-Mails. Wenn die Behörde sie verlangt, suchen Sie tagelang.